הכשרת דרג בכיר — מפגש 2
GPT מותאם אישית + ניהול ידע עם NotebookLM
עיריית דימונה | 09:00–15:00
🎯 מטרות היום
Base44
סגירת פערים: בדיקת סטטוס, תיקונים ושיפורים
GPT מותאם
הדרכה, בנייה, בדיקה ושדרוג
NotebookLM
הצגה, תרגול מונחה והמשך עבודה פרטנית
🕐 לו״ז היום
| שעה | מה עושים |
|---|---|
| 09:00–09:15 | פתיחה + רענון קצר |
| 09:15–10:15 | Base44 — סטטוס ושיפורים |
| 10:15–11:15 | GPT מותאם — בנייה ובדיקות |
| 11:15–12:30 | NotebookLM — הצגה + Case Study |
| 12:30–13:30 | ארוחת צהריים |
| 13:30–15:00 | עבודה פרטנית + סיכום |
📦 תוצרים נדרשים בסוף היום
1
Base44
כלי ניהולי עובד + רשימת "תיקוני חובה" (עד 5)
2
GPT מותאם
Stage 0 פעיל שמחזיר תשובות עקביות ל-3 תרחישים
3
NotebookLM
סט מסמכים ראשון + תוצר מסכם אחד
🔄 רענון מפגש 1
09:00–09:15
📝 מה עשינו במפגש 1?
- מגמות והזדמנויות — AI למנהל: מה זה נותן לנו?
- שימוש אחראי — בטיחות מידע, מה מותר/אסור
- בדיקת דיוק — איך מזהים "הזיה" ומה עושים?
- מטלת בית — זיהוי צוואר בקבוק/תהליך חוזר במחלקה
שאלה לקהל: מה הכי עבד? מה היה הכי מתסכל?
🧰 הכלים שנעבוד איתם היום
ChatGPT
Claude
Gemini
GPT מותאם
NotebookLM
פרומפט
מה מבקשים + הקשר + מגבלות + פורמט תשובה
מסמך איפיון
מה הבעיה? מה התוצר? למי? מה המדדים? מה אסור?
🔧 Base44 — בדיקת מטלות
09:15–10:15
📊 Base44 — דו״ח מצב
מה בודקים עכשיו:
- מי סיים? מי באמצע? מה תקוע?
- איסוף תקלות חוזרות
- מה עובד בפועל מול תרחישים אמיתיים?
תוצאה רצויה: רשימת "תיקוני חובה" קצרה לכל אחד (עד 5)
🛠️ שיפורים והתאמות
נתקן 2–3 "חולשות" נפוצות שמפריעות לכולם:
בעיות נפוצות
- תשובות ארוכות מדי
- המצאת פרטים
- חוסר עקביות
פתרונות
- הגבלת אורך בהנחיות
- "אם אין מידע — שאל"
- תבניות תוצר קבועות
🤖 GPT מותאם אישית
10:15–11:15
💡 מה זה GPT מותאם?
צ׳אט רגיל
- מתחילים מאפס כל פעם
- צריך להסביר שוב ושוב
- תוצאות לא עקביות
GPT מותאם
- יודע את התפקיד שלו
- מכיר תבניות קבועות
- תוצאות עקביות
עיקרון: GPT הוא "עוזר נהלים" — לא מחליף שיקול דעת!
⚡ למה GPT מותאם קריטי למנהל?
אחידות
כל התוצרים באותו פורמט
קיצור זמן
לא צריך להסביר מחדש
שפה מקצועית
מותאם לתחום שלך
תהליך קבוע
שאלות → תוכנית → ביצוע → בדיקה
בטיחות
יודע מה אסור לעשות
❓ 4 שאלות שה-GPT ישאל תמיד
| שאלה | למה חשוב |
|---|---|
| מה התוצר הסופי? | מונע פיזור — GPT יודע מה להוציא |
| למי זה מיועד ומה הטון? | קובע סגנון: פורמלי/פנימי/ציבורי |
| מה הנתונים שיש לך? | מונע המצאות — הופך טקסט למסמך |
| מה רמת הרגישות? | מפעיל "מצב בטיחות מידע" |
📋 5 רכיבים ל-Instructions מושלמים
- Role — מי אתה (עוזר מנהלי למחלקה X)
- Goal — למה אתה קיים
- Process — איך עובדים
- Output — אילו תוצרים
- Safety — מה עושים עם מידע רגיש
תוצרים שכיחים
דוחות סטטוס סיכומי ישיבה מיילים רשמיים טבלת משימות נוהל קצר📝 תבנית Instructions — להעתקה!
אתה עוזר מנהלי למחלקת {שם_מחלקה} בעירייה.
מטרה: להפחית עומס, לקצר זמן טיפול, ולהפיק תוצרים.
דרך עבודה:
1) בתחילת כל משימה שאל 4 שאלות:
א. מה התוצר הסופי?
ב. מי קהל היעד ומה הטון?
ג. מה הנתונים שיש כרגע?
ד. מה רמת הרגישות?
2) הצע תוכנית ב-3 צעדים ואז בצע.
3) בסוף הוסף "בדיקת איכות".
כללי דיוק:
- אל תמציא מספרים/עובדות.
- אם חסר מידע — שאל.
בטיחות: אם יש פרטים מזהים — עצור ובקש אנונימיזציה.
⚙️ עמוד כיול GPT — תבנית למנהל
1) זהות ותפקיד
שם, תפקיד, קהל יעד, כאב מרכזי
2) מטרה ותוצר
יעד מדיד, סוג תוצר, מדדי הצלחה
3) הקשר וגבולות
מגבלות, מה אסור, הנחות מותרות
4) פורמט פלט
מבנה קבוע, טון כתיבה
טיפ: ממלאים פעם אחת, מעתיקים את "בלוק הכיול" לכל שיחה חדשה
🔨 8 צעדים לבנייה ב-Builder
- הגדר תרחיש מרכזי (מה חוזר כל שבוע?)
- תן שם ברור ("עוזר מנהלי — מחלקת ___")
- מלא Description חד (משפט אחד)
- הדבק Instructions
- הוסף Conversation Starters (3–5)
- העלה Knowledge (תבניות/נהלים)
- הגדר Capabilities
- בדיקות (5–10 תרחישים)
המלצה: להתחיל בלי Actions. קודם "גרסה 1 עובדת" — אחר כך מחברים.
💬 Conversation Starters — דוגמאות
1) "סכם את הטקסט הבא ל'החלטות ומשימות' (כולל אחראים ותאריכים)" 2) "נסח מייל רשמי בנושא: ____ (קהל יעד: ____ , טון: ____ )" 3) "בנה דוח סטטוס שבועי למחלקה לפי הנתונים הבאים: ____" 4) "הפוך את הנקודות הבאות לנוהל קצר וברור: ____"
🔧 תיקון מהיר — כשה-GPT לא מדויק
| בעיה | פתרון — הוסף ל-Instructions |
|---|---|
| ממציא פרטים | "אם אין נתונים — שאל. אל תשלים מספרים." |
| כותב ארוך מדי | "תוצר עד 180–250 מילים" |
| לא מסיים בתוצר | "אל תסיים בלי כותרת 'תוצר סופי'" |
| לא שואל שאלות | "לפני ביצוע — שאל את 4 שאלות המפתח" |
✅ בדיקות — 5 תרחישים קבועים
| # | תרחיש | תוצר צפוי |
|---|---|---|
| 1 | סיכום טקסט ישיבה | החלטות + משימות + אחראים + תאריכים |
| 2 | מייל רשמי לתושב | מייל קצר, רשמי, בלי מידע עודף |
| 3 | דוח סטטוס שבועי | בוצע/נתקע/החלטות/סיכונים |
| 4 | טבלת משימות | משימה|אחראי|דדליין|סטטוס|הערה |
| 5 | בקשה עם מידע רגיש | עצירה + בקשת אנונימיזציה |
📊 רובריקה — ציון 1–5
דיוק עובדתי
לא ממציא, מציין אי-ודאות
שלמות תוצר
כל השדות קיימים
סגנון
מתאים לקהל יעד
בטיחות מידע
עוצר כשצריך ומבקש אנונימיזציה
איך מתקנים: לא "מסבירים שוב". מוסיפים משפט אחד ל-Instructions!
📚 NotebookLM
11:15–12:30
📖 מה זה NotebookLM?
הייחוד: עבודה מתוך מסמכים שלך — לא ידע כללי של האינטרנט!
מה מעלים
- נהלים ותקנונים
- דוחות שבועיים
- סיכומי ישיבות
- מסמכי מדיניות
מה מקבלים
- תשובות מבוססות מסמכים
- סינתזה בין מקורות
- זיהוי סתירות
- תקצירים ודוחות
🔄 תהליך העבודה
GPT מחלקתי
מייצר דוחות
חבילת קבצים
תיקייה מסודרת
NotebookLM
סינתזה
Executive Brief
להנהלה
NotebookLM = "חדר החזרות" — מקום לתרגל ולסנתז לפני שמגישים
📄 פורמט דוח מחלקתי אחיד
# דוח שבועי — {שם_מחלקה}
## 1) תקציר למנכ״ל (2–3 משפטים)
## 2) מה בוצע השבוע (3–8 נקודות)
## 3) מה נתקע / חסמים
## 4) החלטות נדרשות מהנהלה (1–3)
## 5) סיכונים (1–3)
## 6) משימות לשבוע הבא (טבלה)
## 7) נקודות חוצות-מחלקות
## 8) נתונים/מספרים
חשוב: כל המחלקות משתמשות באותו מבנה — כדי ש-NotebookLM יוכל להשוות!
🏥 Case Study: מחלקת הרווחה
תרגול מונחה
📋 Case Study — רווחה
מטרה: להמחיש יכולות דרך דוגמה אמיתית
שאלות לדיון
- אילו מסמכים יש במחלקה?
- אילו סוגי פניות חוזרים?
- מה הידע שקשה לשלוף?
תרגול על דוגמה אנונימית
- סיכום מסמכים
- תובנות ושאלות המשך
- תבניות מענה
🔐 אבטחת מידע + אנונימיזציה
חובה לפני תרגול!
🚫 מה אסור להעלות לכלי AI?
אסור לחלוטין:
- שמות מלאים של תושבים/עובדים
- מספרי ת"ז
- כתובות מלאות
- מספרי טלפון
- מידע רפואי/רווחה
- מספרי תיק
- פרטים מזהים אחרים
🔄 איך לעבוד עם מידע רגיש?
במקום שם
"תושב א׳" / "לקוח #123"
במקום כתובת
"מתגורר בשכונת צפון"
במקום גיל מדויק
"בן 30-40"
במקום מצב רפואי
"עם מגבלה בתנועה"
עיקרון: Human-in-the-loop — בקרה אנושית לפני שימוש בתוצר!
✅ צ׳ק ליסט לפני העלאת מסמך
- אין שמות מלאים של אנשים
- אין מספרי ת"ז / כתובות / טלפונים
- אין מידע רפואי מזהה
- אין מספרי תיק שניתן לזהות
- פרטים רגישים הוכללו ("תושב א׳")
🍽️ הפסקת צהריים
12:30–13:30
נתראה ב-13:30!
💪 עבודה פרטנית
13:30–15:00
🏗️ מה כל מנהל/ת בונה עכשיו?
GPT מותאם
- שם ותיאור ברור
- Instructions מלאים
- 3–5 Conversation Starters
- בדיקת 3 תרחישים
NotebookLM
- מחברת למחלקה
- סט מסמכים ראשון (אנונימי!)
- תוצר מסכם אחד
דגש פרקטי: לא "ללמוד את הכלי" — לצאת עם תוצר!
🤝 אני כאן לעזור!
תקוע/ה? קרא/י למנחה!
- בעיות טכניות
- לא בטוח/ה מה לכתוב
- התוצאות לא טובות
- שאלות על אבטחת מידע
המטרה: שכולם יצאו עם תוצר עובד!
🚀 שלב מתקדם: GPT חצי-אוטונומי
מה זה? GPT שמנהל תהליך קבוע: שואל → מאבחן → מציע → מבצע → מבקש אישור
| מצב | מה GPT עושה | רמת אוטונומיה |
|---|---|---|
| מצב טיוטה | יוצר טיוטה, מבקש אישור | נמוכה |
| מצב ישיבה | מזהה החלטות אוטומטית | בינונית |
| מצב דוח | שואל ומייצר דוח מלא | גבוהה |
כלל ניהולי: GPT לא מחליט — הוא מציע. ההחלטה נשארת אנושית!
📝 מטלת בית
עד המפגש הבא:
- להמשיך בנייה של ה-GPT המותאם
- להוסיף מסמכים ל-NotebookLM (אנונימיים!)
- להביא תוצר אחד מוגמר
- לתעד: מה עבד? מה לא? מה שיפרתם?
טיפ: בחרו מסמך אמיתי מהשבוע, הריצו על ה-GPT, ושפרו דבר אחד לפי הרובריקה
✅ צ׳ק ליסט: "גרסה 1 עובדת"
- בחרנו תרחיש מרכזי חוזר
- ה-GPT שואל 4 שאלות מפתח
- הגדרנו תוצר קשיח (טבלה/מבנה קבוע)
- הוספנו 3–5 Conversation Starters
- העלינו Knowledge אנונימי
- הרצנו 5 בדיקות ושיפרנו
- יש "מצב רגיש" ברור
🎯 סיכום היום
Base44
✅ בדקנו סטטוס
✅ תיקנו בעיות
GPT מותאם
✅ למדנו לבנות
✅ יצרנו גרסה 1
NotebookLM
✅ הכרנו את הכלי
✅ תרגלנו Case Study
כלי = תוצר מדיד. בלי תוצר — זה נשאר ידע תיאורטי!
תודה רבה!
נתראה במפגש הבא
עיריית דימונה | הכשרת דרג בכיר